Aktionen mit Workflows automatisieren

Was passiert hier?

Mit Automatisierungs-Workflows legen Sie fest: „Wenn das passiert, dann tu das“, und zwar ohne Code. Wählen Sie ein Ereignis, das den Workflow startet (ein Antragsteller übermittelt ein Formular, eine Verifizierung wird genehmigt, der Vertrauenswert überschreitet einen Schwellenwert …). Danach fügen Sie die Aktionen hinzu, die ausgeführt werden sollen: den Antragsteller per E-Mail benachrichtigen, eine Verifizierung einer Abteilung zuweisen und mehr.

Dies ist das zweite von zwei Werkzeugen. Es ist wichtig, beide auseinanderzuhalten:

Ein Workflow ändert das Urteil nie. Das ist Aufgabe der Richtlinie. Workflows steuern die Abläufe rund um die Entscheidung. Sie können viele Workflows gleichzeitig aktiv haben.

Bevor Sie beginnen

• Ihr Tarif muss die Automatisierungs-Workflows enthalten (Pro oder höher). Zeigt der Eintrag Automatisierungs-Workflows im Menü Entwickler das Badge „Erfordert Pro“, bitten Sie Ihren Eigentümer um ein Upgrade. Siehe Abrechnung & Guthaben.
• Legen Sie fest, was den Workflow auslösen soll und was er tun soll.
• Für „einer Abteilung zuweisen“ müssen die Konten der Teammitglieder zuerst in Ihrer Organisation existieren. Siehe Mitglieder einladen.

Zentrale Begriffe

• Auslöser — das einzelne Ereignis, das einen Workflow startet. Jeder Workflow hat genau einen.
• Filter — eine optionale Bedingung für den Auslöser (gleiche Syntax wie Richtlinien-Bedingungen, z. B. applicant.country IN ["CA","US"]). Der Workflow läuft nur, wenn der Filter wahr ist. Er liest die Daten des Ereignisses sowie die Fakten der Anfrage, dieselben Felder, die ein Bedingungsknoten sieht, z. B. liveVerification.applicantAttended = false bei einem Auslöser „Anruf beendet“.
• Aktionen — die geordneten Schritte, die bei einem Auslösen ausgeführt werden.
• Knoten — neben Aktionen hat die Arbeitsfläche Bedingungs- (Zweig wahr / falsch), Warte-, Parallel-, Schleifen- (begrenzter Schleifenkörper) und Ende-Knoten. Siehe Knotentypen weiter unten.
• Lauf — eine Ausführung eines Workflows für ein Ereignis. Jeder Schritt wird aufgezeichnet, damit Sie genau sehen, was passiert ist.

So läuft es

flowchart LR
    A[An event fires<br/>e.g. form submitted] --> B{Matching active<br/>workflows?}
    B -->|trigger + filter match| C[Create a run]
    C --> D[Walk the actions:<br/>email · assign ·<br/>conditions · waits]
    D --> E[Run recorded<br/>with a full trace]
    B -->|no match| F[Nothing happens]

Workflows laufen automatisch. Es gibt keine Schaltfläche „Ausführen“. Veröffentlichen macht einen Workflow aktiv. Von dann an startet er jedes Mal, wenn sein Ereignis eintritt.

Schritte

Einen Workflow einem bestimmten Formular zuordnen

Bei einem Workflow form.submitted binden Sie ihn an ein oder mehrere Formulare, damit nur diese ihn auslösen. Andernfalls startet jede Formularübermittlung ihn. So führen die Formulare Neues Konto und Hypothek der Bank unterschiedliche Workflows aus. Die Bindung steht im Auslöser des Workflows.

Knotentypen

Ein Workflow ist ein kleiner Graph. Ziehen Sie Knoten auf die Arbeitsfläche und verbinden Sie ihre Anschlüsse, um den Pfad eines Laufs festzulegen. Neben dem einzelnen Auslöser (wird automatisch hinzugefügt) und den Aktions-Knoten gibt es:

Bedingungen

Ein Bedingungs-Knoten verzweigt auf wahr / falsch anhand eines DSL-Ausdrucks. Es ist dieselbe Grammatik wie bei einer Richtlinien-Bedingung und beim Auslöserfilter. Es gibt also eine Ausdrucks-Engine, nicht zwei. Er liest typisierte Fakten über das Ereignis: den Vertrauenswert (overallScore >= 75), die decision des Bewerters, Felder des Antragstellers (applicant.country IN ["CA","US"]) und Signale je Prüfung wie checks.liveness.confidence oder sanctions.isMatch. Diese typisierten Vorlagen sind dieselben Felder, die der Richtlinien-Designer anbietet. Ein Ausdruck, der dort funktioniert, funktioniert also auch hier. Ein nicht lesbarer Ausdruck landet sicher im Zweig falsch. Er trifft nie stillschweigend zu.

Die Fakten werden bei jeder Auswertung der Bedingung frisch aus der Anfrage geladen. Ein Workflow, der zwei Tage gewartet hat, sieht daher den heutigen Stand und nicht den Stand bei Beginn. Neben den Werten können Sie außerdem prüfen:

CONTAINS prüft, ob eine Liste einen Wert enthält (oder ein Text ein Wort, ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung). NOT CONTAINS ist das Gegenteil. Ein Feld, das die Anfrage nicht hat, trifft nie auf !=, NOT IN oder NOT CONTAINS zu. So bleibt document.issuingCountry != "US" falsch, wenn kein Dokument gelesen wurde, und besteht nicht stillschweigend.

Warten

Ein Warte-Knoten hält den Lauf an und setzt ihn später fort. Es gibt vier Modi:

• Für eine feste Dauer — Fortsetzung nach N Minuten.
• Bis ein Ereignis eintrifft — hält an, bis für dieselbe Anfrage ein Ereignis eintritt (z. B. Dokument hochgeladen, Status geändert, Live-ID-Verifizierung gestartet / beendet / abgeschlossen, Aufzeichnung bereit). Legen Sie eine Zeitüberschreitung fest (Stunden oder Tage, Standard 7 Tage). Nach Ablauf nimmt der Lauf den Zweig Zeitüberschreitung. Ist dieser Zweig nicht verbunden, läuft er den normalen Pfad weiter.
• Bis eine Bedingung erfüllt ist — prüft einen DSL-Ausdruck in festen Abständen erneut und setzt fort, sobald er wahr ist. Eine Obergrenze verhindert, dass ein nie wahrer Ausdruck einen Lauf für immer anhält.
• Während der Geschäftszeiten — setzt zur nächsten Zeit im Fenster fort. Standard ist Mo–Fr 09:00–17:00 UTC. Tage, Stunden und Zeitzone sind konfigurierbar, und Umstellungen der Sommerzeit werden berücksichtigt.

Parallel

Ein Parallel-Knoten verzweigt in mehrere Zweige, die jeweils ihre Schritte ausführen. Danach wird an einem optionalen Zusammenführungspunkt fortgefahren, sobald alle Zweige fertig sind. Zweige warten nicht an. Ein Warten innerhalb eines Zweigs wird durchlaufen. Daher endet ein Parallelblock immer.

Schleife

Ein Schleifen-Knoten wiederholt einen Körper solange ein DSL-Ausdruck wahr ist. Die Schleife hat eine verpflichtende Obergrenze für Durchläufe. Sie endet immer, auch wenn der Ausdruck wahr bleibt. Das Erreichen der Obergrenze wird im Lauf-Protokoll vermerkt. Eine Schleife ohne While-Ausdruck führt ihren Körper null Mal aus. Eine falsch konfigurierte Schleife kann daher nie hängen bleiben.

Ergebnisse am Ende

Ein Ende-Knoten ist ein Abschluss. Dort endet der Lauf. Sie können einen Ende-Knoten mit einem darstellenden Ergebnis kennzeichnen (genehmigt, abgelehnt, eskaliert, abgeschlossen oder Fehler). Es wird im abschließenden Eintrag des Laufs gespeichert und beschreibt, wie dieser Pfad endete. Diese Kennzeichnung ist rein beschreibend. Sie beschriftet den Lauf und ändert das Urteil der Verifizierung NICHT. Das Urteil bleibt bei der Entscheidungsrichtlinie. Ein Ende mit genehmigt genehmigt nichts.

Optionen und Felder

Versionen, Wiederherstellung und A/B-Tests

Die Schaltfläche Versionen & A/B-Test ist ausgegraut, bis der Workflow einmal gespeichert wurde.

Ein Workflow ist eine Kette von Versionen unter einem Namen. Beim Speichern wird immer ein Entwurf bearbeitet. Veröffentlichen friert ihn als unveränderliche Version ein und archiviert die bisherige aktive Version desselben Namens. Jeder Lauf erfasst die Version, auf der er lief. Sie wird in der Liste der Läufe und im Protokoll angezeigt.

Klicken Sie im Kopfbereich des Editors auf Versionen & A/B-Test, um:

• jede Version zu sehen (Entwurf, aktiv, archiviert) und jede davon zu öffnen.
• Als neuen Entwurf wiederherstellen — kopiert eine Version (z. B. eine ältere, die Sie zurückwollen, oder die aktive, die Sie ändern möchten) in einen neuen Entwurf desselben Namens. Veröffentlichte Versionen werden nie direkt bearbeitet.
• Einen A/B-Test ausführen — vergleicht die aktive Version (A) mit einem Herausforderer (B, ein Entwurf oder eine ältere Version desselben Workflows). Wählen Sie den Anteil (0–100 %) der neuen Verifizierungen, mit dem der Auslöser des Workflows B statt A startet. Auslöser, Geltungsbereich und Filter der aktiven Version entscheiden weiterhin, ob der Workflow läuft. Die Aufteilung entscheidet nur, welche Version läuft. Eine Verifizierung erhält immer dieselbe Variante. Ein Lauf endet auf der Version, auf der er begonnen hat.

Während ein Test läuft, ist der Entwurf des Herausforderers eingefroren. Die Ergebnistabelle zeigt je Variante die zugewiesenen Verifizierungen, wie viele genehmigt, abgelehnt und eskaliert wurden, wie viele zu einer Entscheidung kamen und wie viele Workflow-Läufe abgeschlossen wurden oder fehlschlugen. Workflows setzen nie das Urteil. Nutzen Sie den Test daher, um betriebliche Ergebnisse zu vergleichen (etwa eine früher versendete Erinnerungs-E-Mail). Das Veröffentlichen des Herausforderers beendet den Test. Test beenden schickt jede neue Verifizierung zurück zur aktiven Version. Läufe ohne Verifizierung (Zeitpläne, eingehende Webhooks) nutzen immer die aktive Version.

Fehlerbehebung

Mein Workflow wurde nicht ausgeführt

Prüfen Sie der Reihe nach: Er ist veröffentlicht (aktiv, nicht Entwurf). Das Auslöser-Ereignis ist tatsächlich eingetreten. Bei einem Workflow form.submitted passt das auslösende Formular zur Formularbindung des Auslösers. Und ein Filter wurde als wahr ausgewertet. Öffnen Sie die Läufe des Workflows, um zu sehen, ob überhaupt ein Lauf erstellt wurde.

Die E-Mail ist nicht angekommen

Prüfen Sie, ob der Empfänger aufgelöst werden konnte. Für „den Antragsteller“ muss das Formular eine E-Mail-Adresse erfasst haben. Für „den Eigentümer der Organisation“ braucht Ihre Organisation einen Eigentümer mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Prüfen Sie außerdem Ihren Spam-Ordner und Ihre E-Mail-Versandkonfiguration.

„Einer Abteilung zuweisen“ hat niemanden zugewiesen

Die Aktion braucht mindestens ein ausgewähltes Mitglied. Die Verifizierung muss angelegt worden sein. Der Workflow muss also durch ein Verifizierungsereignis ausgelöst werden. Die ausgewählten Mitglieder müssen zu Ihrer Organisation gehören.

Ich habe eine neue Version veröffentlicht. Was passiert mit den laufenden Läufen?

Sie werden auf der Version beendet, auf der sie begonnen haben. Ein Lauf, der etwa auf einer zweitägigen Wartezeit steht, sendet seine Erinnerung trotzdem. Neue Ereignisse laufen mit der neuen Version. Archivieren ist der einzige Weg, die laufenden Läufe eines Workflows zu stoppen.

„Live-ID-Verifizierung planen“ wurde übersprungen

Öffnen Sie das Lauf-Protokoll. Dort steht der Grund. Üblich sind: Die Anfrage hat bereits einen geplanten oder laufenden Anruf (ein zweiter wird nie gebucht), der gewählte Gastgeber hat Ihre Organisation verlassen, oder Ihr Tarif enthält keine Live-Verifizierung.

Ein Workflow lief häufiger als erwartet

Ein Workflow läuft höchstens 10 Mal pro Anfrage innerhalb von 24 Stunden. Darüber hinaus wird das Ereignis übersprungen und als möglicher Zyklus protokolliert. Workflows, die sich über anderen Workflow auslösen gegenseitig aufrufen, stoppen nach 5 Ebenen. Feuert ein Ereignis wiederholt (etwa Status geändert), fügen Sie einen Filter wie status = "ESCALATED" hinzu. So reagiert der Workflow nur auf die Änderung, die Sie interessiert.

Ich sehe „Automatisierungs-Workflows“ nicht im Menü

Er liegt unter Entwickler und ist ein Pro-Merkmal. Zeigt er das Badge „Erfordert Pro“, bitten Sie Ihren Eigentümer um ein Upgrade in Abrechnung & Guthaben.

Verwandte Themen

• Eine Risikorichtlinie entwerfen — das andere Werkzeug. Es entscheidet das Urteil.
• Formulare — einen Workflow form.submitted an ein Formular binden.
• Webhooks — um Verifizierungsereignisse an Ihre eigenen Systeme zu senden.
• Mitglieder einladen — die Personen hinzufügen, denen ein Workflow Aufgaben zuweisen kann.