Konzepte und Glossar

In Certivant gibt es einige wenige Kernkonzepte, die auf jedem Bildschirm auftauchen. Wenn Sie diese kennen, werden Ihnen die übrigen Abschnitte der Dokumentation leicht verständlich sein.

Organisation

Der oberste Container für Ihre Arbeit. Jedes Unternehmen, das Certivant nutzt, ist eine Organisation (auch „Org“ genannt, in technischen Dokumenten manchmal „Tenant“). Wenn Sie sich anmelden, arbeiten Sie immer innerhalb genau einer Organisation. Ihr Name steht oben links in der Seitenleiste.

Zu einer Organisation gehören:

• Mitglieder — die Personen, die sich anmelden und Arbeit erledigen können.
• Teams — optionale Untergruppen innerhalb der Organisation.
• Prüfanfragen — die KYC- und KYB-Prüfungen, die Sie bei Ihren Kunden durchführen.
• Formulare — wiederverwendbare Prüfvorlagen.
• Einstellungen, Tarif, Abrechnung und Guthabenstand — alle auf diese eine Organisation bezogen.

Sie können mehreren Organisationen angehören, zum Beispiel wenn Sie für zwei verschiedene Agenturen arbeiten. Mit dem Organisationsumschalter oben links wechseln Sie zwischen ihnen. Er wird nur angezeigt, wenn Sie tatsächlich mehr als eine Organisation haben.

Mitglied

Ein Benutzer, der zu einer Organisation gehört. Jedes Mitglied hat eine Organisationsrolle: owner, admin oder member. Die Rolle bestimmt, was das Mitglied innerhalb der Organisation ändern darf.

• Eigentümer — volle Kontrolle. Normalerweise gibt es genau einen Eigentümer (die Person, die die Organisation angelegt hat oder rechtlich kontrolliert).
• Admin — kann alles verwalten, was auch der Eigentümer verwalten kann, außer die Organisation zu löschen oder den Eigentümer zu ändern.
• Mitglied — kann die tägliche Arbeit erledigen (Prüfungen ansehen, Formulare einreichen), aber keine Organisationseinstellungen, Abrechnung oder Mitgliedschaften ändern.

Die vollständige Aufschlüsselung finden Sie unter Rollen auf einen Blick.

Team

Eine optionale Untergruppe innerhalb einer Organisation. Teams sind nützlich für Agenturen mit mehreren selbstständigen Fachleuten (etwa Immobilienmakler, Hypothekenvermittler oder Versicherungsagenten), bei denen jede Person ihren eigenen Kundenbestand innerhalb derselben juristischen Person betreut.

Jedes Mitglied hat im Team eine eigene Team-Rolle:

• Team-Inhaber — leitet das Team, kann Teammitglieder hinzufügen oder entfernen und das Team umbenennen oder löschen.
• Team-Admin — wie der Team-Inhaber, kann das Team aber nicht löschen.
• Team-Benutzer — arbeitet innerhalb des Teams, verwaltet aber nicht dessen Mitgliedschaft.

Team-Rollen sind unabhängig von Organisationsrollen. Ein Benutzer kann gleichzeitig member der Organisation und team_owner sein. Er ist dann insgesamt ein Mitglied der Organisation, leitet aber sein eigenes Team.

KYC und KYB

Beides sind Prüfungen, sie prüfen aber unterschiedliche Dinge.

• KYC steht für „Know Your Customer“ (Kundenidentifizierung). Es prüft eine Person: ihre Identität, oft anhand eines amtlichen Ausweises und eines Selfies.
• KYB steht für „Know Your Business“ (Unternehmensidentifizierung). Es prüft eine juristische Person bzw. ein Unternehmen: Registrierungsunterlagen, wirtschaftlich Berechtigte und gegebenenfalls eine Gewerbeerlaubnis.

Die KYC- und KYB-Bereiche der App haben dieselbe Oberfläche, dieselben Listen- und Detailansichten und dasselbe Prüfverfahren. Sie unterscheiden sich nur in der Art der Anfrage.

Antragsteller

Die Person oder das Unternehmen, das geprüft wird. Jede Prüfanfrage hat genau einen Antragsteller. Der Antragsteller füllt die Prüfung aus, indem er auf den E-Mail-Link klickt, den Sie ihm senden. Siehe Prüfanfrage senden.

Der Antragsteller benötigt kein Certivant-Konto. Er durchläuft einen öffentlichen, gehosteten Ablauf.

Prüfanfrage

Ein einzelner Datensatz zu der Aussage „Ich möchte diesen Antragsteller prüfen“. Er hat einen Status — pending, processing, approved, rejected, escalated — und eine Historie aller Prüfungen, die dafür durchgeführt wurden. Sie können die Anfrage prüfen und bei Bedarf die automatisierte Entscheidung überschreiben.

Formular

Eine wiederverwendbare Prüfvorlage. Sie legt fest, welche Felder erfasst, welche Dokumente angefordert und welche Prüfungen durchgeführt werden. Wenn Sie eine Prüfanfrage senden, können Sie ein Formular anhängen, damit der Antragsteller die richtigen Eingaben macht.

Testphase / PAYG / Abonnement

Die drei Abrechnungsstatus, in denen sich eine Organisation befinden kann:

• Testphase — ein kostenloser, zeitlich begrenzter Zeitraum, wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden. Nach 14 Tagen endet die Testphase.
• Abonnement — ein kostenpflichtiger Tarif mit einem monatlichen Kontingent an Prüfungen.
• PAYG (Pay-as-you-go) — kein Abonnement, aber Sie haben Guthaben gekauft. Jede Prüfung bucht einen Guthabenpunkt ab. Das ist nützlich bei gelegentlicher Nutzung oder als Ausweichlösung, wenn die Testphase endet.

Endet eine Testphase, ohne dass ein Abonnement oder ein Guthaben vorhanden ist, wechselt die Organisation in den Modus „Testphase abgelaufen“. Die meisten Funktionen sind dann pausiert, bis die Abrechnung geklärt ist. Siehe Abrechnung & Guthaben.

Super-Administrator

Eine Rolle auf Plattformebene, die außerhalb jeder einzelnen Organisation steht. Super-Administratoren betreiben die Certivant-Installation selbst. Sie verwalten Kundenorganisationen, konfigurieren Zahlungsanbieter, bearbeiten globale Tarife usw. Dies ist im Admin-Bereich dokumentiert. Die Rolle ist nicht dasselbe wie der owner einer Organisation.

Siehe auch

• Ihre erste Organisation
• Rollen auf einen Blick