Datenaufbewahrung & Löschung
Wie lange Certivant Ausweisdokumente aufbewahrt, wie Sie Dokumente dauerhaft löschen und wie Sie den Antrag einer Person auf Löschung ihrer Daten bearbeiten. Mit dem Standardformular, der Warteschlange im Dashboard, der API und dem Audit-Protokoll.
Wie lange Dokumente aufbewahrt werden
Jede Organisation hat eine Einstellung zur Dokumentenaufbewahrung:
| Einstellung | Was passiert | Festgelegt durch |
|---|---|---|
| 1–10 Jahre (Standard 6) | Dokumente abgeschlossener Verifizierungen werden gelöscht, sobald sie älter als der Zeitraum sind. Prüfung täglich. | Sie (Einstellungen → KYC/B) oder Certivant |
| 24 Stunden, 5 Tage, 7 Tage, 30 Tage oder 3 Monate | Wie oben, aber mit einem kurzen Zeitfenster. Prüfung stündlich. | Certivant (Super-Administrator) |
| Keine Dokumentenaufbewahrung | Ausweisdokumente und Dateien werden etwa 10 Minuten nach der endgültigen Entscheidung automatisch gelöscht (genehmigt, abgelehnt, abgebrochen oder abgelaufen). | Certivant (Super-Administrator) |
„Entschieden“ bedeutet genehmigt, abgelehnt, abgebrochen oder abgelaufen. Eine Verifizierung, die noch geprüft wird, wird niemals bereinigt. Wenn Certivant für Ihre Organisation ein kurzes Zeitfenster oder „keine Dokumentenaufbewahrung“ festlegt, wird dies in Ihren KYC/B-Einstellungen nur lesend angezeigt.
Folgendes bleibt erhalten:
- Der Verifizierungsdatensatz selbst — die Entscheidung, der Score, das Audit-Protokoll, das Zertifikat und der Nachweis „verifizierter Ausweis“ für FINTRAC.
- Jedes gelöschte Dokument hinterlässt einen Grabstein (Tombstone). Die Anfrage zeigt dann „Dauerhaft gelöscht“, das Datum und den Grund, aber kein Bild und keine daraus gelesenen Daten.
- Das Referenz-Selfie einer aktiven Live-ID-Registrierung bleibt erhalten, bis die Gesichtsvorlage erfasst wurde. Andernfalls würde die biometrische Anmeldung nicht mehr funktionieren.
Bei einer jährlichen Aufbewahrung bleiben Dokumente von Verifizierungen mit aktivem Sanktions-Monitoring erhalten, solange das Monitoring läuft. Ein kurzes Zeitfenster oder „keine Dokumentenaufbewahrung“ löscht sie trotzdem. Das Monitoring prüft den Namen der Person erneut und benötigt die Bilder nicht.
Dokumente dauerhaft löschen
Mitglieder, deren Rolle Dokumente dauerhaft löschen (documents.delete_permanently) hat, können Dokumente endgültig löschen:
- Anfrageseite — das Papierkorb-Symbol bei einem Dokument oder Alle Dokumente löschen für die gesamte Verifizierung.
- Fenster der Live-ID-Verifizierung — Endgültig löschen bei einem Bild, das während des Anrufs empfangen wurde.
Ein Grund ist erforderlich. Die Datei wird aus dem Speicher gelöscht, zusammen mit allen daraus gelesenen Daten (extrahierte Felder, KI-Prüfung, Angaben zur Aufnahme, OCR-Korrekturen, Prüfdetails, die sie zitieren). Die Aktion wird im Audit-Protokoll erfasst (document.deleted_permanently) und startet jeden Workflow, der auf Dokumente gelöscht lauscht.
Das unterscheidet sich von Antragsteller löschen (Eigentümer und Admins). Dies entfernt alles über die Person. Siehe unten.
Anträge auf Datenlöschung
Eine Person kann Sie bitten, die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu löschen (DSGVO Art. 17, Québec Law 25, PIPEDA). Unter Datenschutz → Anträge auf Datenlöschung gehen diese Anträge ein und werden bearbeitet.
Anträge entgegennehmen
- Standardformular — unter Formulare verwenden Sie die Vorlage Datenlöschanfrage, veröffentlichen Sie sie und verlinken Sie sie in Ihrer Datenschutzerklärung. Die E-Mail-Adresse der Person wird mit einem Code bestätigt. Sie erhält dann eine Referenznummer (z. B.
DDR-2026-0007) und eine Bestätigungs-E-Mail. - API —
POST /api/v1/kyc/deletion-requests(Berechtigungkyc:manage). - Manuell — Antrag erfassen, wenn jemand per Telefon, E-Mail oder Brief anfragt.
Jeder Antrag hat eine Antwortfrist von 30 Tagen. Überfällige Anträge sind in der Liste und im Badge der Navigation markiert.
Einen Antrag bearbeiten
Mitglieder mit Anträge auf Datenlöschung bearbeiten (privacy.deletion_requests.manage) öffnen den Antrag. Certivant zeigt die zu dieser Person gefundenen Daten, zugeordnet über E-Mail, Telefon oder Name, mit ihren KYC-/KYB-Verifizierungen, Dokumenten und Sitzungen der Live-ID-Verifizierung. Suchen Sie mit anderen Angaben, wenn nichts passt.
Wählen Sie aus, was gelöscht werden soll:
- Alles zu dieser Person löschen — jedes Dokument und jede Datei, die daraus gelesenen Daten, Aufzeichnungen und Fotos der Live-ID-Verifizierung, die biometrische Live-ID-Registrierung, Formularantworten und Kontaktdaten. Nicht rückgängig zu machen.
- Alle Dokumente einer Verifizierung löschen oder ausgewählte Dokumente.
- Eine Aufzeichnung der Live-ID-Verifizierung löschen.
Markieren Sie den Antrag danach als abgeschlossen (die Person erhält eine E-Mail), schließen Sie ihn als keine Daten gefunden oder lehnen Sie ihn ab mit einer Begründung (z. B. Identität nicht bestätigt oder gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der Unterlagen). Betrachter mit Anträge auf Datenlöschung ansehen (privacy.deletion_requests.view) können Anträge verfolgen, ohne selbst zu handeln.
Audit-Protokoll
Jeder Schritt steht im Audit-Protokoll: deletion_request.received, deletion_request.in_review, deletion_request.action_taken, deletion_request.completed / deletion_request.rejected sowie bei den betroffenen Verifizierungen applicant.pii_erased, document.deleted_permanently und recording.deleted_permanently. Das Audit-Protokoll ist nur anhängbar und enthält niemals die gelöschten Daten.
Automatisierung
- Aktion Dokumente dauerhaft löschen — alle Dokumente, nur Ausweisdokumente, das Selfie, andere Dokumente oder Fotos aus dem Live-Anruf. Standardmäßig läuft sie nur bei entschiedenen Verifizierungen.
- Auslöser Dokumente gelöscht, Antrag auf Datenlöschung eingegangen und Antrag auf Datenlöschung abgeschlossen. Zum Beispiel können Sie Ihren Datenschutzbeauftragten per E-Mail benachrichtigen, sobald ein Antrag eingeht.
API
| Endpunkt | Was er tut |
|---|---|
POST /api/v1/kyc/deletion-requests | Einen Antrag einreichen (requesterName, requesterEmail, requesterPhone, scope, message, externalRef) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests | Liste abrufen (status=open, q=) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests/{id} | Antrag, gefundene Daten und Audit-Protokoll |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/execute | actions: erase_applicant, delete_request_documents, delete_documents, delete_recording; complete: true schließt ihn ab |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/reject | Ablehnen mit einem reason |
DELETE /api/v1/kyc/requests/{id}/documents/{docId}?reason= | Ein Dokument dauerhaft löschen |
DELETE /api/v1/kyc/applicants/{id} | Alles zu einem Antragsteller löschen |
Alle Endpunkte benötigen einen API-Schlüssel mit dem Scope kyc:manage.
Audit-Protokoll — manipulationssicherer Compliance-Nachweis
Durchsuchen, filtern und exportieren Sie das Audit-Protokoll von Certivant, eine manipulationssichere, nur anhängbare Historie jeder KYC/KYB-Aktion für behördliche Prüfungen und interne Untersuchungen.
Live-ID-Verifizierung
Planen, durchführen, aufzeichnen und wiedergeben Sie browserbasierte Live-Videoverifizierungen in Certivant. Für Antragsteller ist kein App-Download erforderlich.