Laufendes Monitoring und AML-Warnungen

Was passiert hier?

Eine Verifizierung ist eine Momentaufnahme. Das Monitoring ist kontinuierlich. Sobald ein Antragsteller genehmigt ist, bleibt er auf einer Beobachtungsliste, und wir prüfen ihn nach einem Zeitplan erneut gegen Sanktionslisten, negative Medienberichte und PEP-Datenbanken. Ändert sich etwas (eine neue Sanktionsbenennung, eine neue Nachricht, eine Aktualisierung des Status als politisch exponierte Person), erscheint eine Warnung auf der Seite Monitoring, und wir benachrichtigen den primären Verantwortlichen des Antragstellers per E-Mail.

Man kann sich die Verifizierung als „Ist diese Person heute für das Onboarding geeignet?“ vorstellen, das Monitoring dagegen als „Ist diese Person immer noch geeignet?“.

Wo finden Sie es?

Einblicke → Monitoring in der linken Seitenleiste.

Monitoring aktivieren

Das Monitoring ist ein Tarifmerkmal (Laufendes Monitoring). Sie entscheiden, wer überwacht wird:

• Je Verifizierung — öffnen Sie eine genehmigte Verifizierung und verwenden Sie die Karte Laufendes AML-Monitoring. Wählen Sie, wie oft die Person erneut geprüft wird (täglich, wöchentlich oder monatlich, zusätzlich zu den unten genannten täglichen Prüfungen), und klicken Sie auf Starten. Mit Beenden wird es gestoppt. Ein pausierter Eintrag kann fortgesetzt werden. Dasselbe ist über die API möglich: POST/GET/DELETE /api/v1/kyc/requests/:id/monitoring (Entwicklerdokumentation).
• Standardmäßig für alle, die Sie genehmigen — Einstellungen → Betrugsprävention → Regeln → Genehmigte Verifizierungen automatisch im laufenden AML-Monitoring erfassen. Schalten Sie dies aus, um nur die von Ihnen gewählten Personen zu überwachen. Eine Organisation, die diese Einstellung nie verändert hat, behält das ursprüngliche Verhalten: Jede Genehmigung wird erfasst.

Eine automatische Erfassung, die nicht durchgeführt werden kann (der Tarif enthält kein Monitoring oder es gibt kein Guthaben für eine Person über das enthaltene Kontingent hinaus), wird übersprungen und im Audit-Protokoll vermerkt (monitoring.enroll_skipped). Eine manuelle Erfassung teilt Ihnen den Grund mit (nicht im Tarif enthalten oder nicht genug Guthaben).

Kosten

Das Monitoring wird pro überwachter Person und Jahr abgerechnet: eine Einheit bei der Erfassung einer Person und eine weitere für jedes Jahr, in dem sie erfasst bleibt. Ihr Tarif enthält eine bestimmte Anzahl überwachter Personen pro Jahr (oder ist unbegrenzt, wird aber gezählt). Darüber hinaus wird jede Einheit zum Preis Laufendes AML-Monitoring aus Ihrem Guthaben berechnet. Die Karte bei der Verifizierung und Einstellungen → Guthaben & Nutzung zeigen die Werte. Kann eine jährliche Verlängerung mangels Guthaben nicht bezahlt werden, wird das Monitoring für diese Person pausiert (Audit-Ereignis monitoring.paused_for_credit), statt unbezahlt weiterzulaufen. Laden Sie Guthaben auf und drücken Sie Fortsetzen.

Wie Personen erneut geprüft werden

Eine Warnung wird nur für etwas Neues ausgelöst: ein Sanktionstreffer, der noch nicht offen war, eine Person, die zur PEP wurde, eine PEP, die in eine strengere Stufe wechselte, oder negative Medienberichte, die zuvor nicht vorhanden waren. Eine Verbesserung des Status (eine PEP, die ihr Amt verlassen hat) wird erfasst, löst aber keine Warnung aus. Ausgangspunkt ist das Ergebnis der Verifizierung zum Zeitpunkt der Entscheidung. Eine erneute Bestätigung dieses Ergebnisses bleibt daher stumm.

PEP-Stufen

Ein PEP-Treffer trägt jetzt eine Stufe. Sie wird bei der Warnung und in der Verifizierung angezeigt, kann in Richtlinien als sanctions.pepTier verwendet werden und wird in Webhooks übermittelt (pepTier):

Klassifiziert die Quelle des Screenings die Person selbst, wird diese Einstufung verwendet. Andernfalls liest Certivant die aufgeführten Positionen und Themen-Tags der Person aus. Das ist eine Heuristik. Lesen Sie daher immer die Position auf der Warnung, bevor Sie entscheiden. Eine Stufe mit höherem Risiko zählt stärker in der Risikobewertung der Kunden: Die Stufen 1 und 2 tragen das volle PEP-Gewicht, Stufe 3 zwei Drittel und Stufe 4 die Hälfte.

Negative Medienberichte werden markiert, wenn die Themen eines Treffers besagen, dass die Person gesucht wird, angeklagt ist oder Gegenstand einer behördlichen Maßnahme ist. Sie sind in Richtlinien und Workflows als sanctions.adverseMedia verfügbar und lösen eine Monitoring-Warnung aus. Sie verändern den Vertrauenswert nicht.

Die Namen der zugrunde liegenden Listenanbieter werden niemals angezeigt oder übermittelt. Warnungen, Audit-Einträge und Webhooks nennen, was geprüft wurde (Sanktionen, PEP, negative Medienberichte), nicht, wer geantwortet hat.

Warnungsarten

Die Warnungsliste

Die Seite Monitoring zeigt jede aktive Warnung mit folgenden Spalten:

Filter

Nach Art, Schweregrad, Status, Datum und Eigentümer/Team. Partnerorganisationen erhalten außerdem einen Filter Unter-Mandant (sobald Anfragen Unter-Mandanten-Markierungen tragen), um die Warnungen auf einen Ihrer Endkunden einzugrenzen. Siehe Partner-Zuordnung.

Schritte — eine Warnung bearbeiten

SLA und Eskalation

Warnungen, die innerhalb des SLA-Zeitfensters nicht bearbeitet werden (festgelegt unter Einstellungen → KYC/B → SLA des Monitorings), erscheinen im Filter Überfällig. Sie werden nicht automatisch geschlossen. Sie werden lediglich besser sichtbar, damit Sie nichts vergessen.

Monitoring beenden

Wenn Sie einen Antragsteller nicht mehr überwachen müssen (er wurde offboarded, hat sein Konto geschlossen oder Sie möchten Kosten sparen):

• Öffnen Sie die Detailansicht der Prüfanfrage des Antragstellers.
• Karte Laufendes AML-Monitoring → Beenden.

Bisherige Warnungen bleiben erhalten. Es werden keine neuen mehr ausgelöst. Ein bereits bezahltes Jahr wird nicht erstattet.

Fehlerbehebung

Viele falsch positive Warnungen

Drei häufige Ursachen:

1. Die Normalisierung der Namen ist nicht passend. Achten Sie darauf, dass Ihre Antragsteller ihren rechtlichen Namen so eingeben, wie er im Ausweis steht, und keine Spitznamen.
2. Geburtsdatum fehlt beim Antragsteller. Das Sanktionsscreening gewichtet das Geburtsdatum stark. Ohne dieses Datum erhält jede Namensübereinstimmung eine hohe Bewertung.
3. Das Screening ist zu breit gefasst. Unter Einstellungen → KYC/B → Anbieter für Sanktionsprüfung könnten Sanktionen, PEP und negative Medienberichte gleichzeitig aktiv sein. Schränken Sie das auf Ihre regulatorischen Anforderungen ein.

Ein echter Sanktionstreffer bei einem Kunden, dem Sie vertrauen

Verwerfen Sie ihn nicht. Auch falsche Treffer, die Sie nach Ihrem Bauchgefühl beurteilen, müssen vor dem Klären geprüft und dokumentiert werden. Das ist der von den Aufsichtsbehörden verlangte Nachweis. Klären Sie die Warnung mit einer ausführlichen Notiz, die erklärt, warum Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass keine Übereinstimmung vorliegt.

Das Monitoring ist aktiviert, aber ich erhalte keine Warnungen

Die Datenquellen werden höchstens einmal täglich aktualisiert. Warnungen können daher bis zu 24 Stunden brauchen. Wenn Sie sicher sind, dass etwas eine Warnung hätte auslösen müssen, prüfen Sie unter Einstellungen → KYC/B → Monitoring-Anbieter, ob ein Anbieter konfiguriert und aktiviert ist.

Verwandte Themen

• KYC-Liste & Details — eine Person überhaupt erst verifizieren.
• Berichte — Compliance-Berichte inklusive der Monitoring-Aktivitäten erstellen.
• Audit-Protokoll — jede Monitoring-Aktion wird hier erfasst.