Automatizzare le azioni con i workflow

Cosa fa

I Workflow di automazione consentono di stabilire "quando succede questo, fai quello", senza scrivere codice. Si sceglie un evento che avvia il workflow (un richiedente invia un modulo, una verifica viene approvata, il punteggio di affidabilità supera una soglia...), quindi si aggiungono le azioni da eseguire: inviare un'email al richiedente, assegnare la verifica a un reparto e altro ancora.

Questo è il secondo dei due strumenti, ed è importante distinguerli:

Un workflow non modifica mai l'esito: questo è compito del criterio. I workflow orchestrano le azioni intorno ad esso. È possibile avere molti workflow attivi contemporaneamente.

Prima di iniziare

• Il piano deve includere i Workflow di automazione (Pro o superiore). Se la voce Workflow di automazione nel menu Sviluppatore mostra il badge "Richiede Pro", chiedere al proprio proprietario di effettuare l'upgrade: consultare Fatturazione e crediti.
• Decidere cosa deve avviare il workflow e cosa deve fare.
• Per "assegna a un reparto", occorre prima avere nell'organizzazione gli account dei membri del team: consultare Invitare i membri.

Concetti chiave

• Trigger: l'unico evento che avvia un workflow. Ogni workflow ne ha esattamente uno.
• Filtro: una condizione facoltativa sul trigger (stessa sintassi delle condizioni dei criteri, per esempio applicant.country IN ["CA","US"]). Il workflow viene eseguito solo quando il filtro è vero. Legge i dati dell'evento e i fatti della richiesta, gli stessi campi che vede un nodo Condizione, per esempio liveVerification.applicantAttended = false su un trigger chiamata terminata.
• Azioni: i passaggi ordinati da eseguire quando il workflow si attiva.
• Nodi: oltre alle azioni, la tela comprende i nodi Condizione (ramo vero / falso), Attesa (pausa), Parallelo (esecuzione in più rami), Ciclo (ripetizione di un corpo limitato) e Fine (un nodo terminale): consultare Tipi di nodo più sotto.
• Esecuzione: una singola esecuzione di un workflow su un singolo evento. Ogni passaggio viene registrato, così è possibile vedere esattamente cosa è successo.

Come funziona

flowchart LR
    A[An event fires<br/>e.g. form submitted] --> B{Matching active<br/>workflows?}
    B -->|trigger + filter match| C[Create a run]
    C --> D[Walk the actions:<br/>email · assign ·<br/>conditions · waits]
    D --> E[Run recorded<br/>with a full trace]
    B -->|no match| F[Nothing happens]

I workflow vengono eseguiti automaticamente: non esiste un pulsante "esegui". Pubblicare un workflow lo rende attivo; da quel momento viene avviato ogni volta che si verifica il suo evento.

Passaggi

Associare un workflow a un modulo specifico

Per un workflow form.submitted, lo si associa a uno o più moduli, così che solo quei moduli lo avviino (altrimenti ogni invio di modulo lo attiverebbe). È così che i moduli Nuovo conto e Mutuo della banca eseguono workflow diversi. L'associazione è definita nel trigger del workflow.

Tipi di nodo sulla tela

Un workflow è un piccolo grafo. Trascinare i nodi sulla tela e collegare i loro punti per definire il percorso che seguirà un'esecuzione. Oltre al singolo nodo Trigger (aggiunto automaticamente) e ai nodi Azione, sono disponibili:

Condizioni

Un nodo Condizione si dirama in vero / falso in base a un'espressione DSL: la stessa grammatica di una condizione di criterio e del filtro del trigger, quindi c'è un unico motore di espressioni, non due. Legge fatti tipizzati sull'evento: il punteggio di affidabilità (overallScore >= 75), la decision dello scorer, i campi del richiedente (applicant.country IN ["CA","US"]) e i segnali per singolo controllo come checks.liveness.confidence o sanctions.isMatch. Questi preset tipizzati sono gli stessi campi esposti dalla progettazione dei criteri, quindi un'espressione che funziona lì funziona anche qui. Un'espressione non interpretabile fallisce in sicurezza sul ramo falso: non corrisponde mai in silenzio.

I fatti vengono caricati di nuovo dalla richiesta ogni volta che viene eseguita una condizione, quindi un workflow che ha atteso due giorni vede lo stato di oggi, non quello di quando è partito. Oltre ai punteggi, è possibile verificare:

CONTAINS verifica se una lista contiene un valore (oppure se un testo contiene una parola, senza distinguere maiuscole e minuscole); NOT CONTAINS è il suo contrario. Un campo che la richiesta non possiede non corrisponde mai a !=, NOT IN o NOT CONTAINS: per esempio, document.issuingCountry != "US" resta falso quando non è stato letto alcun documento, invece di superare il controllo in silenzio.

Attese

Un nodo Attesa sospende l'esecuzione e la riprende più tardi. Quattro modalità:

• Per una durata fissa: riprende dopo N minuti.
• Fino all'arrivo di un evento: resta in attesa finché non si verifica un evento (per esempio documento caricato, stato cambiato, verifica dell'identità dal vivo avviata / terminata / completata, registrazione pronta) per la stessa richiesta. Impostare un timeout (ore o giorni; predefinito 7 giorni): alla scadenza, l'esecuzione segue il ramo di timeout del nodo oppure prosegue sul percorso normale, se quel ramo non è collegato.
• Fino a quando una condizione è vera: ricontrolla un predicato DSL a intervalli fissi, riprendendo quando è vero (con un limite di sicurezza, così un predicato che non diventa mai vero non può bloccare un'esecuzione per sempre).
• Durante l'orario di lavoro: riprende nella successiva finestra utile (per impostazione predefinita dal lunedì al venerdì, dalle 09:00 alle 17:00 UTC; giorni, orari e fuso orario sono configurabili, e i cambi dell'ora legale sono gestiti).

Parallelo

Un nodo Parallelo si divide in più rami, ciascuno dei quali esegue i propri passaggi, quindi prosegue da un punto di unione facoltativo quando tutti i rami sono terminati. I rami non si sospendono: un'Attesa dentro un ramo viene attraversata, così un blocco parallelo termina sempre.

Ciclo

Un nodo Ciclo ripete un corpo finché un predicato DSL è vero, fino a un limite obbligatorio di iterazioni: il ciclo termina sempre, anche se il predicato resta vero (il raggiungimento del limite viene annotato nella traccia di esecuzione). Un ciclo senza espressione "finché" esegue il corpo zero volte, quindi un ciclo configurato male non può mai girare all'infinito.

Esiti di fine

Un nodo Fine è un terminale: l'esecuzione si conclude lì. È possibile etichettare un Fine con un esito di presentazione (approvata, rifiutata, inoltrata, completata oppure errore), registrato nella voce finale della traccia per indicare come si è concluso quel percorso. Questa etichetta è puramente descrittiva: serve a descrivere l'esecuzione, NON modifica l'esito della verifica. L'esito resta affidato al criterio di decisione; un Fine etichettato approvata non approva nulla.

Opzioni e campi

Versioni, ripristino e test A/B

Il pulsante Versioni e test A/B resta disattivato finché il workflow non è stato salvato almeno una volta.

Un workflow è una catena di versioni sotto un unico nome. Salvare modifica sempre una bozza; Pubblica la congela come versione immutabile e archivia la versione attiva precedente dello stesso nome. Ogni esecuzione registra la versione su cui è stata eseguita (visibile nell'elenco e nella traccia delle esecuzioni).

Fare clic su Versioni e test A/B nell'intestazione dell'editor per:

• Vedere ogni versione: bozza, attiva, archiviata, e aprirne una qualsiasi.
• Ripristinare come nuova bozza: copia una versione (per esempio una precedente che si vuole recuperare, oppure quella attiva che si vuole modificare) in una nuova bozza dello stesso nome. Le versioni pubblicate non vengono mai modificate sul posto.
• Eseguire un test A/B: confronta la versione attiva (A) con una sfidante (B, una bozza o una versione precedente dello stesso workflow). Scegliere quale percentuale (0–100 %) delle nuove verifiche deve essere avviata da B invece che da A. Il trigger, l'ambito e il filtro della versione attiva decidono ancora se il workflow viene eseguito; la suddivisione decide solo quale versione viene eseguita. Una verifica riceve sempre la stessa variante, e un'esecuzione termina sulla versione con cui è iniziata.

Durante un test la bozza sfidante è congelata. La tabella dei risultati mostra, per ciascuna variante, le verifiche instradate, quante sono state approvate, rifiutate e inoltrate, quante hanno raggiunto una decisione e quante esecuzioni dei workflow sono state completate o non sono riuscite. I workflow non impostano mai l'esito, quindi usare questa tabella per confrontare i risultati operativi (per esempio un'email di promemoria inviata in anticipo). Pubblicare la sfidante termina il test; Interrompi test rimanda ogni nuova verifica alla versione attiva. Le esecuzioni senza una verifica (pianificazioni, webhook in ingresso) usano sempre la versione attiva.

Risoluzione dei problemi

Il mio workflow non è stato eseguito

Controllare, in quest'ordine: che sia pubblicato (attivo, non in bozza); che l'evento di trigger si sia effettivamente verificato; per un workflow form.submitted, che il modulo che ha inviato corrisponda all'associazione del trigger; e che l'eventuale filtro abbia dato esito vero. Aprire le esecuzioni del workflow per verificare se è stata creata un'esecuzione.

L'email non è arrivata

Verificare che il destinatario sia stato risolto: per "il richiedente", il modulo deve aver raccolto un'email; per "il proprietario dell'organizzazione", l'organizzazione deve avere un proprietario con un'email registrata. Controllare la cartella dello spam e la configurazione dell'invio delle email.

"Assegna a un reparto" non ha assegnato nessuno

L'azione richiede almeno un membro selezionato, e la verifica deve essere stata creata (il workflow deve essere avviato da un evento di verifica). I membri selezionati devono appartenere alla propria organizzazione.

Ho pubblicato una nuova versione: cosa succede alle esecuzioni già in corso?

Terminano sulla versione con cui sono partite (per esempio, un'esecuzione sospesa su un'attesa di due giorni invia comunque il suo promemoria). I nuovi eventi usano la nuova versione. Archiviare un workflow è l'unico modo per interrompere le sue esecuzioni in corso.

"Pianifica una verifica dell'identità dal vivo" è stata saltata

Aprire la traccia di esecuzione: il passaggio indica il motivo. Le cause più comuni sono che la richiesta abbia già una chiamata pianificata o in corso (una seconda non viene mai prenotata), che l'host scelto abbia lasciato l'organizzazione, oppure che il piano non includa la verifica dal vivo.

Un workflow si è eseguito più spesso del previsto

Un workflow si esegue al massimo 10 volte per richiesta in 24 ore (oltre, l'evento viene saltato e registrato come possibile ciclo), e i workflow che si richiamano a vicenda tramite Avvia un altro workflow si fermano dopo 5 livelli. Se un evento si attiva ripetutamente (per esempio stato cambiato), aggiungere un Filtro come status = "ESCALATED", così il workflow reagisce solo al cambiamento che interessa.

Non vedo "Workflow di automazione" nel menu

Si trova sotto Sviluppatore ed è una funzionalità Pro. Se mostra il badge "Richiede Pro", chiedere al proprio proprietario di effettuare l'upgrade in Fatturazione e crediti.

Correlati

• Progettazione di un criterio di rischio: l'altro strumento, quello che decide l'esito.
• Moduli: associare un workflow form.submitted a un modulo.
• Webhook: per inviare gli eventi di verifica ai propri sistemi.
• Invitare i membri: aggiungere le persone a cui un workflow può assegnare il lavoro.