Conservazione ed eliminazione dei dati
Per quanto tempo Certivant conserva i documenti d'identità, come eliminarli in modo definitivo e come gestire la richiesta di una persona di cancellare i propri dati, con il modulo predefinito, la coda della dashboard, l'API e la traccia di audit.
Per quanto tempo vengono conservati i documenti
Ogni organizzazione ha un'impostazione di conservazione dei documenti:
| Impostazione | Cosa accade | Impostata da |
|---|---|---|
| 1–10 anni (predefinito 6) | I documenti delle verifiche decise vengono eliminati una volta superato il periodo. Controllo giornaliero. | Si (Impostazioni → KYC/B) oppure Certivant |
| 24 ore, 5 giorni, 7 giorni, 30 giorni o 3 mesi | Come sopra, con un periodo breve. Controllo ogni ora. | Certivant (super amministratore) |
| Nessuna conservazione dei documenti | I documenti d'identità e i file vengono eliminati automaticamente circa 10 minuti dopo la decisione finale (approvata, rifiutata, annullata o scaduta). | Certivant (super amministratore) |
Per "decisa" si intende approvata, rifiutata, annullata o scaduta: una verifica ancora in revisione non viene mai eliminata. Quando Certivant imposta per la propria organizzazione un periodo breve o "nessuna conservazione dei documenti", le impostazioni KYC/B lo mostrano in sola lettura.
Cosa viene conservato:
- Il record della verifica in sé: la decisione, il punteggio, la traccia di audit, il certificato e il record "documento d'identità verificato" previsto da FINTRAC.
- Ogni documento eliminato lascia un segnaposto: la pagina della richiesta mostra "Eliminato definitivamente", la data e il motivo, senza immagine e senza dati letti da essa.
- Il selfie di riferimento di una registrazione Live ID attiva resta fino a quando non viene acquisito il suo modello del volto (altrimenti l'accesso biometrico smetterebbe di funzionare).
Con una conservazione annuale, i documenti delle verifiche sottoposte a monitoraggio sanzioni attivo vengono conservati finché il monitoraggio è in corso. Un periodo breve o "nessuna conservazione dei documenti" li elimina comunque: il monitoraggio ripete lo screening sul nome della persona e non ha bisogno delle immagini.
Eliminare i documenti in modo definitivo
I membri il cui ruolo include Eliminare definitivamente i documenti (documents.delete_permanently) possono eliminare i documenti in modo definitivo:
- Pagina della richiesta: il pulsante del cestino su un documento, oppure Elimina tutti i documenti per l'intera verifica.
- Finestra della verifica Live ID: Elimina definitivamente su una foto ricevuta durante la chiamata.
È richiesto un motivo. Il file viene eliminato dallo spazio di archiviazione insieme a tutto ciò che è stato letto da esso (campi estratti, revisione IA, dettagli di acquisizione, correzioni OCR, dettagli dei controlli che lo citano). L'operazione viene registrata nel registro di audit (document.deleted_permanently) e avvia qualsiasi workflow in ascolto dell'evento Documenti eliminati.
È diverso da Cancella il richiedente (riservato a proprietari e amministratori), che rimuove tutto ciò che riguarda la persona: vedere sotto.
Richieste di cancellazione dei dati
Una persona può chiedere di cancellare i dati personali che si conservano su di lei (GDPR art. 17, Legge 25 del Québec, PIPEDA). Privacy → Richieste di cancellazione dati è dove arrivano e vengono gestite tali richieste.
Ricezione delle richieste
- Modulo predefinito: in Moduli, usare il modello Richiesta di cancellazione dati, pubblicarlo e collegarlo dalla propria informativa sulla privacy. L'email della persona viene confermata con un codice; la persona riceve un riferimento (per esempio
DDR-2026-0007) e un'email di conferma di ricezione. - API:
POST /api/v1/kyc/deletion-requests(ambitokyc:manage). - Manualmente: Registra una richiesta quando qualcuno chiede per telefono, email o lettera.
Ogni richiesta ha una scadenza di risposta di 30 giorni; le richieste in ritardo sono segnalate nell'elenco e nel badge di navigazione.
Gestione di una richiesta
I membri con il permesso Gestire le richieste di cancellazione dei dati (privacy.deletion_requests.manage) aprono la richiesta. Certivant mostra i dati trovati per questa persona, individuati tramite email, telefono o nome, con le sue verifiche KYC / KYB, i documenti e le sessioni Live ID. Se non c'è corrispondenza, cercare con altri dati.
Scegliere cosa eliminare:
- Cancella tutti i dati di questa persona: ogni documento e file, i dati letti da essi, le registrazioni e le foto Live ID, la registrazione biometrica Live ID, le risposte dei moduli, i recapiti. Irreversibile.
- Elimina tutti i documenti di una verifica, oppure i documenti selezionati.
- Elimina una registrazione Live ID.
Poi contrassegnare la richiesta come completata (alla persona viene inviata un'email), chiuderla come nessun dato trovato, oppure rifiutarla indicando un motivo (per esempio, identità non confermata, oppure un obbligo di legge a conservare i registri). Gli utenti con il permesso Visualizzare le richieste di cancellazione dei dati (privacy.deletion_requests.view) possono seguire le richieste senza agire su di esse.
Traccia di audit
Ogni passaggio è nel registro di audit: deletion_request.received, deletion_request.in_review, deletion_request.action_taken, deletion_request.completed / deletion_request.rejected, più applicant.pii_erased, document.deleted_permanently e recording.deleted_permanently sulle verifiche interessate. Il registro di audit è solo in aggiunta e non contiene mai i dati eliminati.
Automazione
- Azione Elimina definitivamente i documenti: tutti i documenti, solo i documenti d'identità, il selfie, gli altri documenti oppure le foto della chiamata dal vivo. Per impostazione predefinita viene eseguita solo sulle verifiche decise.
- Trigger Documenti eliminati, Richiesta di cancellazione dei dati ricevuta e Richiesta di cancellazione dei dati completata: per esempio, inviare un'email al proprio responsabile privacy quando arriva una richiesta.
API
| Endpoint | Cosa fa |
|---|---|
POST /api/v1/kyc/deletion-requests | Invia una richiesta (requesterName, requesterEmail, requesterPhone, scope, message, externalRef) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests | Elenco (status=open, q=) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests/{id} | Richiesta, dati trovati e traccia di audit |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/execute | actions: erase_applicant, delete_request_documents, delete_documents, delete_recording; complete: true la chiude |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/reject | Rifiuta con un reason |
DELETE /api/v1/kyc/requests/{id}/documents/{docId}?reason= | Elimina in modo definitivo un documento |
DELETE /api/v1/kyc/applicants/{id} | Cancella tutto ciò che riguarda un richiedente |
Tutti richiedono una chiave API con l'ambito kyc:manage.
Registro di audit — traccia di conformità a prova di manomissione
Cercare, filtrare ed esportare il registro di audit di Certivant, una cronologia a prova di manomissione e solo in aggiunta di ogni azione KYC/KYB, utile per le ispezioni delle autorità e le indagini interne.
Verifica dell'identità dal vivo
Pianificare, condurre, registrare e riprodurre sessioni di verifica video dal vivo basate sul browser in Certivant, senza che il richiedente debba scaricare alcuna app.