Retenção e exclusão de dados
Por quanto tempo o Certivant guarda documentos de identidade, como excluir documentos permanentemente e como tratar o pedido de uma pessoa para excluir seus dados — com o formulário padrão, a fila no painel, a API e a trilha de auditoria.
Por quanto tempo os documentos são mantidos
Cada organização tem uma configuração de retenção de documentos:
| Configuração | O que acontece | Definida por |
|---|---|---|
| 1 a 10 anos (padrão: 6) | Os documentos de verificações já decididas são excluídos quando ficam mais antigos que o período. Verificado diariamente. | Você (Configurações → KYC/B) ou o Certivant |
| 24 horas, 5 dias, 7 dias, 30 dias ou 3 meses | O mesmo, com um prazo curto. Verificado a cada hora. | Certivant (superadministrador) |
| Sem retenção de documentos | Os documentos de identidade e arquivos são excluídos automaticamente cerca de 10 minutos após a decisão final (aprovada, rejeitada, cancelada ou expirada). | Certivant (superadministrador) |
"Decidida" significa aprovada, rejeitada, cancelada ou expirada — uma verificação que ainda está em revisão nunca é eliminada. Quando o Certivant define um prazo curto ou "sem retenção de documentos" para a sua organização, suas configurações de KYC/B mostram isso somente para leitura.
O que é mantido:
- O próprio registro da verificação — a decisão, a pontuação, a trilha de auditoria, o certificado e o registro de "ID verificado" da FINTRAC.
- Cada documento excluído deixa uma marca de exclusão: a página da solicitação mostra "Excluído permanentemente", a data e o motivo, sem imagem e sem nenhum dado lido dele.
- A selfie de referência de uma inscrição ativa no Live ID permanece até que o seu modelo facial seja capturado (caso contrário, o login biométrico deixaria de funcionar).
Com retenção em anos, os documentos de verificações sob monitoramento ativo de sanções são mantidos enquanto o monitoramento estiver em execução. Um prazo curto ou "sem retenção de documentos" os exclui mesmo assim — o monitoramento verifica novamente o nome da pessoa e não precisa das imagens.
Excluir documentos permanentemente
Os membros cuja função tem Excluir documentos permanentemente (documents.delete_permanently) podem excluir documentos de forma definitiva:
- Página da solicitação — o botão de lixeira em um documento, ou Excluir todos os documentos para a verificação inteira.
- Janela de verificação de identidade ao vivo — Excluir permanentemente em uma imagem recebida durante a chamada.
Um motivo é obrigatório. O arquivo é excluído do armazenamento junto com tudo o que foi lido dele (campos extraídos, revisão por IA, detalhes da captura, correções de OCR, detalhes de verificações que o citam). A ação é registrada no registro de auditoria (document.deleted_permanently) e dispara qualquer fluxo de trabalho que esteja aguardando Documentos excluídos.
Isso é diferente de Apagar solicitante (proprietários/administradores), que remove tudo sobre a pessoa — veja abaixo.
Solicitações de exclusão de dados
Uma pessoa pode pedir que você exclua os dados pessoais que você mantém sobre ela (GDPR art. 17, Lei 25 de Québec, PIPEDA). Privacidade → Solicitações de exclusão de dados é onde esses pedidos chegam e são tratados.
Receber solicitações
- Formulário padrão — em Formulários, use o modelo Solicitação de exclusão de dados, publique-o e coloque um link para ele na sua política de privacidade. O e-mail da pessoa é confirmado com um código, e ela recebe uma referência (por exemplo,
DDR-2026-0007) e um e-mail de confirmação de recebimento. - API —
POST /api/v1/kyc/deletion-requests(escopokyc:manage). - Manualmente — Registrar uma solicitação quando alguém pedir por telefone, e-mail ou carta.
Cada solicitação tem um prazo de resposta de 30 dias; as solicitações atrasadas são sinalizadas na lista e no indicador de navegação.
Tratar uma solicitação
Os membros com Tratar solicitações de exclusão de dados (privacy.deletion_requests.manage) abrem a solicitação. O Certivant mostra os dados encontrados para esta pessoa — associados por e-mail, telefone ou nome — com as verificações de KYC / KYB, documentos e sessões de verificação ao vivo dela. Pesquise com outros dados se nada corresponder.
Escolha o que excluir:
- Apagar tudo sobre esta pessoa — todos os documentos e arquivos, os dados lidos deles, gravações e fotos de verificação ao vivo, a inscrição biométrica no Live ID, respostas de formulários, dados de contato. Irreversível.
- Excluir todos os documentos de uma verificação, ou documentos selecionados.
- Excluir uma gravação de verificação ao vivo.
Depois, marque a solicitação como concluída (a pessoa recebe um e-mail), encerre-a como nenhum dado encontrado ou recuse-a com um motivo (por exemplo, identidade não confirmada ou obrigação legal de manter os registros). Os visualizadores com Ver solicitações de exclusão de dados (privacy.deletion_requests.view) podem acompanhar as solicitações sem agir sobre elas.
Trilha de auditoria
Cada etapa fica no registro de auditoria: deletion_request.received, deletion_request.in_review, deletion_request.action_taken, deletion_request.completed / deletion_request.rejected, além de applicant.pii_erased, document.deleted_permanently e recording.deleted_permanently nas verificações em questão. O registro de auditoria é somente de acréscimo e nunca contém os dados excluídos.
Automação
- Ação Excluir documentos permanentemente — todos os documentos, somente documentos de identidade, a selfie, outros documentos ou fotos de chamadas ao vivo. Por padrão, só é executada em verificações já decididas.
- Gatilhos Documentos excluídos, Solicitação de exclusão de dados recebida e Solicitação de exclusão de dados concluída — por exemplo, envie um e-mail ao seu responsável pela privacidade quando uma solicitação chegar.
API
| Endpoint | O que faz |
|---|---|
POST /api/v1/kyc/deletion-requests | Envia uma solicitação (requesterName, requesterEmail, requesterPhone, scope, message, externalRef) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests | Lista (status=open, q=) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests/{id} | Solicitação + os dados encontrados + trilha de auditoria |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/execute | actions: erase_applicant, delete_request_documents, delete_documents, delete_recording; complete: true a encerra |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/reject | Recusa com um reason |
DELETE /api/v1/kyc/requests/{id}/documents/{docId}?reason= | Exclui permanentemente um documento |
DELETE /api/v1/kyc/applicants/{id} | Apaga tudo sobre um solicitante |
Todos exigem uma chave de API com o escopo kyc:manage.
Registro de auditoria — trilha de conformidade à prova de adulteração
Pesquise, filtre e exporte o registro de auditoria do Certivant — um histórico inviolável e somente de acréscimo de cada ação de KYC/B, para inspeções regulatórias e investigações internas.
Verificação de identidade ao vivo
Agende, conduza, grave e reveja sessões de verificação por vídeo ao vivo no navegador no Certivant, sem que o solicitante precise baixar nenhum aplicativo.