Conservation et suppression des données

Combien de temps les documents sont conservés

Chaque organisation dispose d'un paramètre de conservation des documents :

« Décidée » signifie approuvée, rejetée, annulée ou expirée : une vérification encore en cours d'examen n'est jamais purgée. Lorsque Certivant définit une fenêtre courte ou « aucune conservation des documents » pour votre organisation, vos paramètres KYC/B l'affichent en lecture seule.

Ce qui est conservé :

• L'enregistrement de vérification lui-même — la décision, le score, la piste d'audit, le certificat et l'enregistrement « pièce d'identité vérifiée » requis par le CANAFE.
• Chaque document supprimé laisse une trace : la page de la demande affiche « Supprimé définitivement », la date et le motif, sans image ni donnée extraite.
• Le selfie de référence d'une inscription Live ID active est conservé jusqu'à la capture de son gabarit facial (sinon, l'ouverture de session biométrique cesserait de fonctionner).

Avec une conservation annuelle, les documents des vérifications soumises à une surveillance active des sanctions sont conservés pendant toute la durée de la surveillance. Une fenêtre courte ou « aucune conservation des documents » les supprime néanmoins : la surveillance re-filtre le nom de la personne et n'a pas besoin des images.

Supprimer définitivement des documents

Les membres dont le rôle comporte l'autorisation Supprimer définitivement les documents (documents.delete_permanently) peuvent supprimer des documents de façon définitive :

• Page de la demande — le bouton corbeille sur un document, ou Supprimer tous les documents pour l'ensemble de la vérification.
• Fenêtre de vérification Live ID — Supprimer définitivement sur une image reçue pendant l'appel.

Un motif est obligatoire. Le fichier est supprimé du stockage, ainsi que tout ce qui en a été extrait (champs extraits, analyse IA, détails de capture, corrections OCR, détails des contrôles qui le citent). L'action est enregistrée dans le journal d'audit (document.deleted_permanently) et déclenche tout workflow à l'écoute de Documents supprimés.

Cela diffère de Effacer le demandeur (propriétaires et administrateurs), qui supprime tout ce qui concerne la personne — voir plus bas.

Demandes de suppression de données

Une personne peut vous demander de supprimer les données personnelles que vous détenez à son sujet (RGPD art. 17, Loi 25 du Québec, LPRPDE). Confidentialité → Demandes de suppression de données est l'endroit où ces demandes arrivent et sont traitées.

Recevoir les demandes

• Formulaire par défaut — dans Formulaires, utilisez le modèle Demande de suppression de données, publiez-le et liez-le depuis votre politique de confidentialité. Le courriel de la personne est confirmé par un code ; elle reçoit une référence (par exemple DDR-2026-0007) et un courriel d'accusé de réception.
• API — POST /api/v1/kyc/deletion-requests (portée kyc:manage).
• Saisie manuelle — Saisir une demande lorsque quelqu'un fait sa demande par téléphone, par courriel ou par lettre.

Chaque demande dispose d'un délai de réponse de 30 jours ; les demandes en retard sont signalées dans la liste et sur le badge de navigation.

Traiter une demande

Les membres disposant de l'autorisation Traiter les demandes de suppression de données (privacy.deletion_requests.manage) ouvrent la demande. Certivant affiche les données trouvées pour cette personne — rapprochées par courriel, téléphone ou nom — avec ses vérifications KYC / KYB, ses documents et ses sessions Live ID. Lancez une recherche avec d'autres éléments si rien ne correspond.

Choisissez ce qu'il faut supprimer :

• Effacer tout ce qui concerne cette personne — chaque document et fichier, les données qui en ont été extraites, les enregistrements et photos Live ID, l'inscription biométrique Live ID, les réponses aux formulaires, les coordonnées. Irréversible.
• Supprimer tous les documents d'une vérification, ou seulement certains documents sélectionnés.
• Supprimer un enregistrement Live ID.

Marquez ensuite la demande comme Terminée (la personne reçoit un courriel), fermez-la comme aucune donnée trouvée, ou refusez-la en indiquant un motif (par exemple, identité non confirmée, ou obligation légale de conserver les dossiers). Les utilisateurs disposant de l'autorisation Consulter les demandes de suppression de données (privacy.deletion_requests.view) peuvent suivre les demandes sans pouvoir agir.

Piste d'audit

Chaque étape figure dans le journal d'audit : deletion_request.received, deletion_request.in_review, deletion_request.action_taken, deletion_request.completed / deletion_request.rejected, ainsi que applicant.pii_erased, document.deleted_permanently et recording.deleted_permanently sur les vérifications concernées. Le journal d'audit est en ajout seul et ne contient jamais les données supprimées.

Automatisation

• Action Supprimer définitivement des documents — tous les documents, uniquement les pièces d'identité, le selfie, les autres documents, ou les photos de l'appel en direct. Par défaut, elle ne s'exécute que sur les vérifications décidées.
• Déclencheurs Documents supprimés, Demande de suppression de données reçue et Demande de suppression de données terminée — par exemple, envoyer un courriel à votre responsable de la protection de la vie privée lorsqu'une demande arrive.

API

Toutes ces opérations exigent une clé d'API disposant de la portée kyc:manage.