Conservación y eliminación de datos
Cuánto tiempo conserva Certivant los documentos de identidad, cómo eliminarlos de forma permanente y cómo gestionar la solicitud de una persona para eliminar sus datos, con el formulario predeterminado, la cola del panel, la API y el registro de auditoría.
Cuánto tiempo se conservan los documentos
Cada organización tiene un ajuste de conservación de documentos:
| Ajuste | Qué ocurre | Lo establece |
|---|---|---|
| De 1 a 10 años (predeterminado: 6) | Los documentos de las verificaciones decididas se eliminan una vez superado el periodo. Se comprueba a diario. | Usted (Ajustes → KYC/B) o Certivant |
| 24 horas, 5 días, 7 días, 30 días o 3 meses | Lo mismo, con un plazo corto. Se comprueba cada hora. | Certivant (superadministrador) |
| Sin conservación de documentos | Los documentos de identidad y los archivos se eliminan automáticamente unos 10 minutos después de la decisión final (aprobada, rechazada, cancelada o caducada). | Certivant (superadministrador) |
«Decidida» significa aprobada, rechazada, cancelada o caducada: una verificación que aún está en revisión nunca se purga. Cuando Certivant establece un plazo corto o «sin conservación de documentos» para su organización, sus ajustes de KYC/B lo muestran en modo de solo lectura.
Lo que se conserva:
- El registro de la verificación en sí: la decisión, la puntuación, el registro de auditoría, el certificado y el registro de «ID verificado» de FINTRAC.
- Cada documento eliminado deja una lápida (tombstone): la página de la solicitud muestra «Eliminado de forma permanente», la fecha y el motivo, sin imagen y sin datos leídos de ella.
- La selfie de referencia de una inscripción Live ID activa se conserva hasta que se captura su plantilla facial (de lo contrario, el inicio de sesión biométrico dejaría de funcionar).
Con una conservación anual, los documentos de verificaciones sujetas a monitorización activa de sanciones se conservan mientras la monitorización está en marcha. Un plazo corto o «sin conservación de documentos» los elimina igualmente: la monitorización vuelve a cribar el nombre de la persona y no necesita las imágenes.
Eliminar documentos de forma permanente
Los miembros cuyo rol tenga el permiso Eliminar documentos de forma permanente (documents.delete_permanently) pueden eliminar documentos definitivamente:
- Página de la solicitud: el botón de papelera de un documento, o Eliminar todos los documentos para toda la verificación.
- Ventana de verificación Live ID: Eliminar permanentemente en una imagen recibida durante la llamada.
Es obligatorio indicar un motivo. El archivo se elimina del almacenamiento junto con todo lo que se leyó de él (campos extraídos, revisión de IA, detalles de la captura, correcciones del OCR, detalles de las comprobaciones que lo citan). La acción se registra en el registro de auditoría (document.deleted_permanently) y dispara cualquier flujo de trabajo que escuche el evento Documentos eliminados.
Esto es distinto de Borrar al solicitante (propietarios/administradores), que elimina todo lo relativo a la persona; consulte más abajo.
Solicitudes de eliminación de datos
Una persona puede pedirle que elimine los datos personales que usted conserva sobre ella (RGPD art. 17, Ley 25 de Quebec, PIPEDA). Privacidad → Solicitudes de eliminación de datos es donde llegan y se gestionan estas solicitudes.
Recibir solicitudes
- Formulario predeterminado: en Formularios, use la plantilla Solicitud de eliminación de datos, publíquela y enlácela desde su aviso de privacidad. El correo electrónico de la persona se confirma con un código, y recibe una referencia (por ejemplo,
DDR-2026-0007) y un correo de acuse de recibo. - API:
POST /api/v1/kyc/deletion-requests(ámbitokyc:manage). - Manual: Registrar una solicitud cuando alguien la pide por teléfono, correo electrónico o carta.
Cada solicitud tiene un plazo de respuesta de 30 días; las solicitudes vencidas se marcan en la lista y en el distintivo de navegación.
Gestionar una solicitud
Los miembros con el permiso Gestionar las solicitudes de eliminación de datos (privacy.deletion_requests.manage) abren la solicitud. Certivant muestra los datos encontrados para esta persona, localizados por correo electrónico, teléfono o nombre, con sus verificaciones KYC / KYB, documentos y sesiones Live ID. Busque con otros datos si no aparece nada.
Elija qué eliminar:
- Borrar todo lo relativo a esta persona: todos los documentos y archivos, los datos leídos de ellos, las grabaciones y fotos de Live ID, la inscripción biométrica de Live ID, las respuestas del formulario y los datos de contacto. Es irreversible.
- Eliminar todos los documentos de una verificación, o solo los documentos seleccionados.
- Eliminar una grabación de Live ID.
Después, marque la solicitud como completada (se envía un correo a la persona), ciérrela como no se encontraron datos, o rechácela con un motivo (por ejemplo, identidad no confirmada, o una obligación legal de conservar los registros). Los usuarios con el permiso Ver las solicitudes de eliminación de datos (privacy.deletion_requests.view) pueden seguir las solicitudes sin actuar sobre ellas.
Rastro de auditoría
Cada paso queda en el registro de auditoría: deletion_request.received, deletion_request.in_review, deletion_request.action_taken, deletion_request.completed / deletion_request.rejected, además de applicant.pii_erased, document.deleted_permanently y recording.deleted_permanently en las verificaciones afectadas. El registro de auditoría es de solo anexión y nunca contiene los datos eliminados.
Automatización
- Acción Eliminar documentos de forma permanente: todos los documentos, solo los documentos de identidad, la selfie, otros documentos o las fotos de la llamada en vivo. Por defecto, solo se ejecuta en verificaciones decididas.
- Disparadores Documentos eliminados, Solicitud de eliminación de datos recibida y Solicitud de eliminación de datos completada: por ejemplo, enviar un correo a su responsable de privacidad cuando llega una solicitud.
API
| Endpoint | Qué hace |
|---|---|
POST /api/v1/kyc/deletion-requests | Envía una solicitud (requesterName, requesterEmail, requesterPhone, scope, message, externalRef) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests | Lista (status=open, q=) |
GET /api/v1/kyc/deletion-requests/{id} | Solicitud + datos encontrados + rastro de auditoría |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/execute | actions: erase_applicant, delete_request_documents, delete_documents, delete_recording; complete: true la cierra |
POST /api/v1/kyc/deletion-requests/{id}/reject | Rechaza con un reason |
DELETE /api/v1/kyc/requests/{id}/documents/{docId}?reason= | Elimina de forma permanente un documento |
DELETE /api/v1/kyc/applicants/{id} | Borra todo lo relativo a un solicitante |
Todos requieren una clave de API con el ámbito kyc:manage.
Registro de auditoría: rastro de cumplimiento a prueba de manipulaciones
Busque, filtre y exporte el registro de auditoría de Certivant, un historial de solo anexión y a prueba de manipulaciones de cada acción KYC/B, para inspecciones regulatorias e investigaciones internas.
Verificación Live ID
Programe, realice, grabe y reproduzca sesiones de verificación por vídeo en directo basadas en el navegador en Certivant, sin necesidad de descargar ninguna aplicación para los solicitantes.